一：發貨人
1： 提供貨物資料：品名，件數，重量，箱規尺寸，目的港及目的港收貨人名稱、地址、電話、出貨時間，發貨人名稱、電話、地址。
2： 應具備的報關資料：
a：清單、合同、發票、手冊、核銷單、機電卡等。
b： 填寫報關委托書并蓋章及蓋章空白信紙1份以備報關過程中備份需要，交由委托報關的貨代或報關行進行處理。
c：確認是否具有進出口權以及產品是否需要配額。
d：根據貿易方式將上述文件或其他必備文件交由委托報關的貨代或報關行進行處理。
3： 尋找貨運代理：發貨人可自由選擇貨運代理，但應從運價、服務、以及貨代實力和售后服務等方面選擇適合的代理公司。
4： 詢價：向所選擇的貨運代理公司進行運價協商，航空運輸價格等級分為：
m n +45 +100 +300 +500 +1000
各航空公司因所具有的服務不同，給貨運代理公司的運價也不同，一般來說重量級別越大價格就越優惠。也可申請更優惠的運價。
二：貨運代理公司
1：委托書：發貨人與貨運代理確定運輸價格以及服務條件后，貨運代理將給發貨人一份空白“貨物托運委托書”，發貨人將如實填寫此份托運書，并傳真或交回貨運代理。
2：商檢：貨運代理將檢查委托書內容是否齊全（不全或不規范的要補充），了解貨物是否要做商檢，并對需要做商檢的貨物進行協助辦理。
3：訂艙：貨運代理根據發貨人的“委托書”，向航空公司訂艙（也可由發貨人指定航空公司），同時向客戶確認航班以及相關信息。
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